La gestion des notes de frais et plus largement des démarches administratives en entreprise prend du temps et nécessite un investissement important. Par exemple, le calcul des frais kilométriques est une méthode stricte et primordiale pour indemniser les salariés. Le site Expensya a été créé afin de simplifier la vie des entreprises, des PME, des comptables et des freelances. Il a pour but de vous faire gagner en temps et en productivité. Ce site numérise vos documents afin de les conserver à moindre coût. Découvrez comment le logiciel pour les notes de frais Expensya vous simplifie la vie au quotidien.
Une aide précieuse pour simplifier la gestion administrative d’une note de frais
Calculer de manière rapide ses frais kilométriques pour 2018
Les frais kilométriques se calculent afin de pouvoir indemniser les salariés qui effectuent des déplacements durant leurs activités professionnelles. Un barème précis est actualisé chaque année afin de permettre le calcul. Ainsi, cette opération prend en charge les frais liés au véhicule comme le carburant, l’assurance ou encore les réparations nécessaires à son fonctionnement. Par contre, elle ne compte pas les péages, les intérêts, si c’est un achat à crédit ou le coût du stationnement.
Grâce au logiciel, le salarié n’a plus à adresser sa note de frais au service comptable. Il peut directement préciser ses frais kilométriques à travers le logiciel de gestion des notes de frais. Ainsi, il entre le barème de calcul concerné, le véhicule et les frais kilométriques réalisés. C’est ensuite le logiciel de gestion des notes de frais qui se charge de l’opération.
Accélérer la gestion des notes de frais
La réalisation d’une note de frais ne se limite pas aux frais kilométriques. Celle-ci englobe aussi les dépenses professionnelles liées à la restauration, aux transports en commun, aux péages, aux stationnements, aux hébergements…
Ces frais concernent donc une enveloppe très importante qui peut rapidement devenir longue et problématique à gérer. Ainsi, pouvoir accélérer la gestion des notes de frais représente un service très avantageux pour les entreprises bénéficiaires. Le principal avantage est sans doute le gain de temps. En effet, les équipes comptables peuvent déléguer la gestion administrative et gagner en productivité.
Choisir la dématérialisation d’une note de frais en 2018
Une gestion des notes de frais à distance
Aujourd’hui, les salariés sont mobiles. Ils effectuent régulièrement des déplacements au niveau européen ou à l’international. Gérer des équipes à distance n’est pas toujours une chose évidente surtout pour les démarches administratives. La dématérialisation d’une note de frais est alors particulièrement pratique lors de ses situations. Le site entreprise-et-compagnie.fr précise que 63% des salariés voient dans la gestion papiers des notes liées à leur activité une corvée et une perte de temps.
Ainsi, les salariés doivent simplement prendre en photo leurs pièces justificatives (tickets, reçus) et les déposer sur le site concerné par l’intermédiaire de leurs mobiles, par exemple. Le site extrait ensuite automatiquement les données nécessaires à la justification des frais. Ainsi, les données sont sauvegardées dans un espace sécurisé. Cette numérisation évite que les justificatifs se perdent et empêchent l’indemnisation du salarié. L’entreprise gagne alors en sécurité et en efficacité.
Un gain de temps considérable pour les équipes comptables
Le traitement comptable est soulagé puisque ces équipes sont totalement intégrées au logiciel. Les comptables peuvent facilement suivre et superviser les dépenses réalisées par les salariés et valider les rapports construit via le logiciel. De manière générale, les documents comptables sont voués à être dématérialisés comme le précise l-expert-comptable.com.
C’est un gain de temps très important pour les équipes. Ces frais professionnels sont exonérés de charges sociales. C’est l’URSSAF qui contrôle le respect des procédures dans l’établissement et la prise en charge d’une note de frais. Un traitement minutieux et sérieux est indispensable pour éviter le redressement fiscal.
