Votre entreprise se développe de jour en jour et les documents administratifs se multiplient. Aux yeux de la loi, vous devez surveiller et contrôler tous les documents qui circulent au sein de votre entreprise. La gestion électronique de documents (appelée GED) est sans doute la solution à vos problèmes de gestion interne.
Qu’est-ce que la GED
La GED définit un contrôle informatisé sécurisé et spécialisé de tous les documents entrants, sortants et circulants dans une entreprise. Il est plus rassurant que ses documents administratifs soient contrôlés et protégés de toute personne extérieure à l’entreprise. La GED utilise des logiciels et matériels informatiques pour traiter plusieurs étapes automatiquement : l’acquisition, le classement, l’archivage ou encore la diffusion.
Le premier argument pour soumettre les entreprises à la GED est qu’il s’agit d’un gain financier : la recherche de documents coûte plus que d’en produire. Ses bénéfices pour la gestion interne dans une entreprise sont multiples :
- Un stockage optimisé avec une surcharge de papiers dans les locaux supprimée
- Des documents plus sécurisés, accès à distance pour un travail optimisé
- Permettre une simplification de la recherche de documents
- Permettre aux différents services d’accéder plus rapidement à des documents extérieurs à leur pôle
- Respecter les normes et être en conformité avec le cadre légal imposé
La gestion de données vous permet tout de même de recourir à des entreprises spécialisées pour vous aider dans votre avancée. En cliquant ici, vous découvrirez les avantages de l’externalisation comptable.
Quel cadre légal pour les entreprises ?
C’est sans doute vrai. Chaque entreprise doit obligatoirement se munir d’un système de GED, mais l’État n’en recommande ou soutient aucun aux entreprises. C’est donc à ces dernières d’en trouver une qui corresponde à ses attentes.
La GED est aussi le risque d’un changement radical de fonctionnement interne qui peut effrayer plus d’une entreprise. Avec l’absence de documents papier en cas de contentieux, la Justice a décidé d’accepter tous les documents informatisés comme preuve, du moment qu’ils corroborent à certains critères : « sous réserve qu’il puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité » (loi n° 2000-230).
Entrée en vigueur de la RGPD
À partir du 25 mai 2018, toutes les entreprises auront pour obligation de se soumettre à la Réglementation européenne Générale de Protection de Données (RGPD). Celle-ci vient inverser le système de fonctionnement des entreprises, avec une focalisation non pas sur le processus, mais les données.
Cette nouvelle RGPD va assurer des mutations profondes et apporte une nouvelle réflexion sur ce qu’une entreprise doit se préoccuper. La RGPD ne vient pas limiter, mais apporter de nouvelles opportunités dans le management interne d’une entreprise :
- C’est une stratégie entrepreneuriale puisque les données privées du client sont au centre des préoccupations. Avec son arrivée, l’entreprise doit pouvoir justifier que le client ait bien accepté de faire partie de l’offre d’emailing, avec possibilité de se désabonner quand il le souhaite. On facilite et fidélise ainsi la clientèle en lui facilitant les démarches. C’est l’application d’un « capital confiance » croissant entre le client et l’entreprise.
- Sans oublier une stratégie contre toute cyber attaque. Avec une circulation des données centralisées, il est plus facile de contrôler qui fait circuler les informations sur l’entreprise. Nous vous invitons à consulter la page suivante qui abordent tous les risques d’une cyber attaque pour vos données.
- Les fournisseurs ont pour obligation de s’y conformer : ainsi la confiance est renforcée. Vous êtes en droit de contrôler auprès de votre fournisseur qu’il est bien en règle : une protection de données assurée, quel type de protection de données il protège et la personne en charge.
- L’application de la RGPD met en valeur une stratégie écoresponsable grâce à la numérisation du papier. Une mise en valeur non négligeable auprès des clients, permettant de développer une relation clientèle de qualité.
Avec l’arrivée de la RGPD en 2018, la gestion de données devient plus performante. C’est une opportunité aussi bien pour les entreprises et fournisseurs que pour les clients. La RGPD permet une concurrence. C’est l’abolissement des frontières européennes pour une concurrence plus harmonieuse, et donc plus juste.